T.C.

SEYHAN İLÇE BELEDİYESİ

PLAN ve PROJE MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV ve ÇALIŞMA ESASLARI YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

Madde 1 - Bu yönetmelik, Adana İli Seyhan İlçe Belediyesi Plan ve Proje Müdürlüğü görev ve çalışma esaslarını belirler.

Kapsam

Madde 2 - Bu yönetmelik hükümleri, Adana İli Seyhan İlçe Belediyesi Plan ve Proje Müdürlüğü’ nde uygulanır.

Dayanak

Madde 3 - Bu yönetmelik 5393 Sayılı Belediye Kanunu’ nun 15. Maddesi’ nin b bendi uyarınca ve bu kanuna bağlı diğer tüzük, yönetmelik, yönerge ve genelge hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 4 - Bu yönetmeliğin uygulamasında;

  1. Belediye: Adana Büyükşehir Belediyesi sınırları içerisinde kurulan Seyhan İlçe Belediyesi’ ni,
  2. Başkan: Seyhan İlçe Belediye Başkanı’ nı,
  3. Başkanlık: Seyhan İlçe Belediye Başkanlığı’ nı,
  4. Başkanlık Makamı: Seyhan İlçe Belediye Başkanı ve/veya Başkan’ ın üst yönetici olarak atadığı Başkan Yardımcıları’ nı,
  5. Meclis: Seyhan İlçe Belediye Meclisi’ ni,
  6. Encümen: Seyhan İlçe Belediye Encümeni’ ni,
  7. Başkan Yardımcısı: Başkan’ ın üst yönetici olan atadığı, Seyhan İlçe Belediyesi Plan ve Proje Müdürlüğü’ nün bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı’ nı,
  8. Müdür: Seyhan İlçe Belediyesi Plan ve Proje Müdürü’ nü,
  9. Müdürlük: Plan ve Proje Müdürlüğü’ nü,
  10. Birim: Seyhan İlçe Belediyesi Plan ve Proje Müdürlüğü Birimleri’ ni,
  11. Birim Sorumlusu: Seyhan İlçe Belediyesi Plan ve Proje Müdürlüğü Birim Sorumlularını,
  12. Personel: Seyhan İlçe Belediyesi Plan ve Proje Müdürlüğü’ ne bağlı çalışanları,
  13.  Harcama Yetkilisi: Birim Müdürü’ nü,
  14. Harcama Talimatı: Hizmetin gerekçesi ile yapılacak işin konusu, tutarı, süresi, kullanılabilir ödeneği, gerçekleştirme yöntemi ve hizmeti gerçekleştirecek görevlinin yazılı olduğu belgeyi,
  15. Gerçekleştirme Görevlisi: Harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevini yürüten kişiyi, ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Organizasyon Yapısı

Madde 5 - Plan ve Proje Müdürlüğü, müdür ve müdüre bağlı aşağıda yazılan birimlerden oluşur.

a)  Evrak Kayıt Birimi

b)  Proje Birimi

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Plan ve Proje Müdürlüğü’ nün Görevleri

Madde 6 - Plan ve Proje Müdürlüğü,

  1. Başkanlık Makamı’ nın talimatı ile Belediye tarafından yapımı planlanan mahalli müşterek nitelikteki veya diğer kentsel donatılar vb. projeler için gerekli mimari, statik, mekanik, elektrik, peyzaj vb. teknik mühendislik projelerinin hazırlanmasını sağlamak, gerekirse uzman kuruluşlardan proje, danışmanlık ve müşavirlik hizmeti satın almak,
  2. Başkanlık Makamı’ nın talimatı ile Belediye tarafından yapımı planlanan mahalli müşterek nitelikteki veya diğer kentsel donatı vb. projelerin en iyi şekilde yapılabilmesi için Başkanlık Makamı’ nın talimatı ile proje yarışmaları düzenlemek,
  3. Tasarım aşamasında iken proje müellifleri ile koordinasyon halinde olmak, Başkanlık Makamı’ ndan veya ilgili müdürlüklerden gelen taleplere göre projeleri yönlendirmek,
  4. Tasarımın her aşamasında projelerin mevzuata (İmar, deprem, engelli yönetmelikleri vb.) uygunluğunu kontrol etmek,
  5. Hazırlanan projelerin mahal listelerini oluşturmak, teknik şartnamelerini hazırlamak ve metrajlarını çıkarmak,
  6. Projeleri hazırlanan kentsel donatıların yapımını gerçekleştiren ilgili müdürlüğe yapım aşamasında istenilen teknik desteği vermek, proje müellifleri ile yükleniciler arasında gerekli koordinasyonu sağlamak,
  7. Yürütülecek tüm faaliyetleri sırasında Belediye’ nin diğer birimleri ile iyi ve etkin bir işbirliği içinde çalışmalarını yürütmek, gerektiğinde uzmanlık alanlarına göre ilgili birimlerden görevlendirilecek personeli çalışmalara dâhil etmek,
  8. Başkanlık Makamı’ nca verilecek diğer görevleri yapmakla görevlidir.

Plan ve Proje Müdürü’ nün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Madde 7 - Müdürün görevleri aşağıda belirtildiği gibidir:

  1. Müdürlük çalışmalarını yasal mevzuata ve Başkanlık Makamı’ nın talimatlarına uygun olarak yürütmek, her türlü yasal mevzuat değişikliklerinde Müdürlük çalışmalarını yeniden düzenlemek ve çalışanların yasal mevzuata ve değişikliklere uyum sağlamasını temin etmek, müdürlüğün görevleri ile ilgili olarak diğer kurumlarla veya kurum içi Müdürlüklerle koordinasyonu sağlamak.
  2. Müdürlük adına yapılacak harcamalarda Harcama Yetkilisi ve ihalelerde İhale Yetkilisi sıfatıyla gerekli işlemleri yapmak.
  3. Müdürlüğün Görev ve Çalışma Yönetmeliği hazırlık çalışmalarını yürütmek. Müdürlük çalışmalarıyla ilgili gerek duyulduğu takdirde; Başkanlık Makamı’ nın Olur’ u ile yönetmelikler ve yönergeler hazırlamak.
  4. Müdürlüğün çalışma programlarını (Günlük, haftalık, aylık ve yıllık) hazırlamak ve sürekli güncel halde bulundurmak.
  5. Müdürlüğe ait taşınırlarla ilgili olarak Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi’ nin görevlendirilmesi ve taşınır kayıt işlemlerinin yürütülmesini sağlamak.
  6. Müdürlüğe kayıtlı her türlü taşınır ve taşınmaz malların iyi kullanılmasını ve korunmasını sağlamak.
  7. İş güvenliğinin, ilgili yönetmelik ve prosedürlere uygun olarak sağlanması için her türlü önlemi almak, faaliyetlerin denetlenmesini sağlamak.
  8. Stratejik Plan ve Performans Yönetimi kapsamında süreç/personel performanslarının arttırılması için gerekli çalışmaların yapılmasını sağlamak. Hedeflere uygun olarak gerçekleştirilmesini sağlamak.
  9. Müdürlüğün yıllık faaliyet raporunun hazırlanmasını sağlamak.
  10. Harcama Yetkilisi olarak her yıl iş ve işlemlerin, tahsis edilen kaynakların planlanmış amaçlara ve iyi mali yönetim ilkelerine uygun olarak kullanıldığını, uygulanan iç kontrol sisteminin işlemlerin yasallık ve düzenliliği konusunda yeterli güvenceyi sağladığını, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini, verilen bilgilerin doğruluğunu içeren İç Kontrol Güvence Beyanı’ nı düzenlemek ve Birim Faaliyet Raporu’ na eklemek. Yılda en az bir kez İç Kontrol Düzenlemeleri’ ni ve İç Kontrol Sistemi’ nin işleyişini değerlendirmeye tabi tutmak.
  11. Müdürlüğün yıllık bütçe tekliflerini ve varsa yıllık ücret tarifelerini, yıllık yatırım programını Başkanlık Makamı’ nın görüşleri doğrultusunda hazırlatmak.
  12. 31.12.2005 Tarih ve 26040 3. Mükerrer Sayılı Resmi Gazete’ de yayımlanarak 01.01.2006 tarihinde yürürlüğe girmiş olan “İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar” hakkındaki yönetmeliğin 4. Bölümündeki “Mali Hizmetler Biriminin Ön Mali Kontrolüne Tabi Mali Karar ve İşlemler” kısmından Müdürlüğünü ilgilendirenleri, Strateji Geliştirme Müdürlüğü’ ne kontrole göndermek.
  13. İç ve dış mali denetim sırasında Denetçiler’ e talep edilen bilgi ve belgeleri sunmak ve gerekli kolaylığı sağlamak.
  14. Müdürlüğünde iç kontrolün etkili bir şekilde yapılmasını sağlayacak düzenlemeleri hazırlamak. Bu amaca uygun olarak müdürlüğüyle ilgili mali işlemlerin süreç akış şemalarını hazırlamak ve Başkanlık Makamı’ nın onayına sunmak.
  15. Bütçelerden bir giderin yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak alındığının veya gerçekleştirildiğinin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanmış ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olduğunu kontrol etmek.
  16. Giderlerin gerçekleştirilmesi için; Ödeme Emri Belgesi’ ni imzalamak ve Net Ödeme Emri Belgesi ile eki belgelerini Mali Hizmetler Müdürlüğü’ ne gönderilerek ilgili muhasebe hesaplarına alınmasını sağlamak.
  17. Müdürlüğün yazışmalarının yazışma kurallarına uygun, süresi içinde ve doğru bir şekilde yapılmasını sağlamak ile 1. derece imza yetkilisi sıfatıyla paraflamak veya imzalamak.
  18. Müdürlüğün iş ve işlemleri ile ilgili araştırma, soruşturma, denetim ve teftişlerde Müdürlüğün çalışmaları hakkında bilgi ve belge vermek, teftiş ve denetim raporlarının gereğinin yapılmasını sağlayarak cevaplandırmak.
  19. Müdürlüğe gelen evrakı incelemek, ilgilisine havale etmek veya havale ettirmek, süresi içinde gereğinin yapılmasını ve cevaplandırılmasını sağlamak.
  20. Yapılan çalışmalar hakkında Başkanlık Makamı’ na rapor vermek. Başkanlık Makamı’ ndan gelen görev ve talimatların yaptırılmasını sağlamak.
  21. Diğer kamu kurum ve kuruluşları ile vatandaşlardan gelen müdürlüğün çalışma alanıyla ilgili talepleri ve şikâyetleri değerlendirmek, süresi içinde gereğinin yapılmasını ve cevaplandırma yazısını paraflayarak Başkan Yardımcısına sunmak.
  22. Müdürlük çalışanlarının eğitim ihtiyaçlarını tespit etmek ve Başkanlık Makamı’ na bildirmek. Müdürlük personelinin çalışma performanslarını değerlendirmek.
  23. Müdürlüğe yeni gelen veya Müdürlük içerisinde görev yeri değişen personelin oryantasyon eğitimini sağlamak.
  24. Disiplin Amiri sıfatıyla Müdürlük personelinin disiplinle ilgili işlemlerinin yapılmasını sağlamak. Astlarından gelen teklif, talep ve şikâyetleri değerlendirerek gerekli gördüğü hususlarda düzenlemeler ve işlemler yapmak.
  25. Müdürlükteki personelin izin işlemlerinde imza yetkisine sahip olmak.
  26. Yönetimindeki personele görev vermek, yaptıkları işleri denetlemek, gerektiğinde uyarmak, bilgi ve rapor istemek. Çalışanların iş koordinasyonunu ve motivasyonunu sağlamak, birim içi çalışma akışını kontrol etmek.

Madde 8 – Müdür aşağıda belirtilen hususlarda;

  1. Müdürlüğü; Başkanlık Makamı’ na, Belediyenin diğer müdürlüklerine, müdürlüğün alt birimlerine ve personeline karşı doğrudan;
  2. Belediyenin karar organlarına, kamu kurum ve kuruluşlarına, meslek kuruluşlarına ve gerektiğinde gerçek ve tüzel kişilere karşı ise Başkanlık Makamı’ nın izni ve onayıyla, şahsen ya da evrak üzerindeki imzasıyla temsil etmeye,
  3. Personeli, ekipmanı ve Müdürlüğün sahip olduğu bilgi ve kaynakları sevk ve idare etmeye,
  4. Bütçe ödeneklerini Başkanlık Makamı’ nın izni ve onayıyla kullanmaya ve Harcama Talimatı vermeye,
  5. Gerçekleştirme Görevlileri’ ni belirlemeye ve görevlendirmeye,
  6. İhalelerde İhale Yetkilisi tarafından onaylanan İhale Kararına istinaden Sözleşme imzalamaya,
  7. Başkanlık Makamı’ na yeni alt birimler kurma, alt birimleri ayırma ya da birleştirme, alt birimlerin adlarını ve fonksiyonlarını değiştirme konusunu teklif etmeye,
  8. İdari ve teknik konularda talimatlar vermeye, araştırma ve inceleme yapmaya ve yaptırmaya,
  9. Performans ölçümü ve istatistiki çalışma yapmaya ve yaptırmaya,
  10. İş ve işlemleri kontrol etmeye ve denetlemeye, iş ve işlemlerle ilgili her türlü bilgi ve belgeyi istemeye,
  11. Çalışma gurupları oluşturmaya, görevlendirmeler yapmaya,
  12. Taşınır Mal Kayıt ve Kontrol Yetkilileri’ ni belirlemeye ve görevlendirmeye,
  13. Görevlerini yerine getirmeyen ve talimatlara uymayan personel hakkında disiplin sürecini başlatmaya,
  14. Toplantı düzenlemeye ve toplantıyı yönetmeye,
  15. Gerekli gördüğü konularda Hukuk İşleri Müdürlüğü’nden Başkanlık Makamı’ın onayıyla görüş sormaya,
  16. İşlemlerde, usulsüzlük ve yolsuzluğu önlemek için yasal her türlü tedbiri almaya, yetkilidir.

Madde 9 - Müdürün sorumlulukları aşağıda belirtildiği gibidir.

  • Müdürlüğün ve Müdür olarak görev alanlarına giren konulardaki iş ve işlemlerin hukuka ve belediye mevzuatına uygun olarak yürütülmesinde; 
    1. Başkanlık Makamı’ na,
    2. Başkanın bilgisi dâhilinde Belediye Meclisi’ nin ilgili ihtisas komisyonlarına,
    3. Gerektiğinde Belediye Encümeni’ ne,
    4. Kolektif çalışma gerektiren konularda; çalışmanın öznesi durumundaki müdürlüklere veya müdürlere ya da kurullara karşı sorumludurlar.
  • Müdürlüğün ve müdür olarak kendilerinin görev alanlarına giren konulardaki iş ve işlemlerin hukuka ve belediye mevzuatına uygunluğunun denetlenmesi sürecinde, Başkanlık Makamı’ nı bilgilendirmek kaydıyla;
    1. Sayıştay’ a,
    2. İlgili Bakanlıkların denetim organlarına,
    3. Belediye Meclisinin Denetim Komisyonu’ na,
    4. İç denetim organlarına, gerekli bilgi ve belgeleri zamanında ve eksiksiz olarak ulaştırmakla sorumludurlar.
  • Başkanlık Makamı’ nı bilgilendirmek kaydıyla; adli ya da idari inceleme ve soruşturma aşamasında, adli ya da idari inceleme ve soruşturmayı yürüten organlara gerekli bilgi ve belgeleri zamanında ve eksiksiz olarak ulaştırmakla sorumludurlar.

Birim Sorumlularının Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Madde 10 - Birim sorumlularının görev, yetki ve sorumlulukları aşağıda belirtildiği gibidir:

  1. Birim sorumlusu, Birimle ilgili her türlü işin Gerçekleştirme Görevlisi’ dir,
  2. Kendine verilen işleri, ilgili yasa ve yönetmeliklere uygun olarak yürütüp, süresinde bitirilmesini sağlamak,
  3. Müdürlüğe bağlı tüm teknik elemanların yasalar doğrultusunda çalışmalarını izlemek denetlemek ve çalışmaları koordine etmek,
  4. Resmi kurum ve kuruluşlar ile Belediyenin Müdürlükleri arasında iletişim ve koordinasyonu sağlamak üzere resmi yazışmalara imza atmak,
  5. Birimine gelen dilekçe veya evrakı ilgili personele havale etmek,
  6. Elemanlarının meslek ve yetenekleri doğrultusunda görev dağılımını yapmak,
  7. Uygulamada eksiklik ve aksaklıkları giderici tedbirler almak, uygulama birliğini sağlayarak elemanlar arasındaki teknik görüş farklılığından doğan anlaşmazlıkları gidermek,
  8. Personelin görevlerini gereği gibi yerine getirmesinden ve yetkilerini zamanında ve gereğince kullanılmasından Müdür’ e karşı sorumludur.
  9. Biriminin bulunduğu iş yerinde İş Sağlığı ve Güvenliği yönünden her türlü tedbiri (Gerekli İş Sağlığı ve Güvenliği uyarı levhalarını temin etmek, bu levhaları yeteri kadar uygun yerlere asmak, Birimde çalışan tüm personelin İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimini takip etmek, personelin kullanacağı kişisel koruyucu donanımları temin etmek/kullandırmak vb.) belirlemek ve bu tedbirlerin uygulanmasını sağlamak, ayrıca bu kapsamda kendisine verilen ilave görevlerin gerektirdiği tüm talimat ve uygulamaları eksiksiz yerine getirmek/getirtmek, bu konuda Müdür’ e bilgi vermek,
  10. Biriminin sorumluluğundaki yerlerin çevre temizliği, çevre sağlığı ve enerji tasarrufuna ilişkin önlemlerini almak, bu konuda Müdür’ e bilgi vermek,

Evrak Kayıt Birimi Personelinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Madde 11 - Evrak Kayıt Birimi personelinin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir;

  1. Müdürlüğe gelen evrakların kaydedilmesi, EBYS üzerinden havale edilen evrakların ilgili personele iletilmesinin sağlanması,
  2. Müdürlük personelinin hazırlamış olduğu evrakların onay işlemlerinin takip edilmesi, giden evrakların kaydedilerek ilgili yerlere gönderilmesi,
  3. Gelen/Giden evrakların arşivlenmesinin sağlanması,
  4. Müdürlüğün ihtiyacı olan kırtasiye ve teknik malzeme ihtiyaçlarının belirlenerek gerekli talebin yapılması, malzemelerin depolanması ve gerektiği zamanlarda ihtiyaç sahiplerine temin edilmesi,
  5. Müdürlük arşivinin düzen ve tertibinin sağlanması, genel arşiv ile koordinasyonun sağlanması,
  6. Müdürlük personelinin çalışma ve özlük hakları ile ilgili olarak maaş, ikramiye, mesai, arazi tazminatları, rapor, izin, doğum, ölüm vb. evraklarının hazırlanması ve ilgili müdürlüğe iletilmesi,
  7. Birim kapsamında yapılan tüm çalışmaların, yürürlükteki kanunlar ve teknik esaslar çerçevesinde gerçekleştirilmesi ile ilgili Müdür’ e bilgi vermek,
  8. Müdürlüğe ihale kanununa göre alımı yapılan tüm Tüketim malzemelerine Taşınır Mal Yönetmeliği’ ne uygun Taşınır İşlem Fişi düzenlemek, (T.M.Y. Örnek No:5)
  9. Girişi yapılan tüketim malzemelerinin Harcama Birimlerine Taşınır İşlem Fişi ile çıkışının yapılması sağlamak, (T.M.Y. Örnek No:5)
  10. Avans işlemlerinde alınan malzemelerin Taşınır İşlem Fişi ile kayıtlara alınmasını sağlamak, (T.M.Y. Örnek No:5)
  11. Alımı yapılan Dayanıklı Taşınırlara (Demirbaş) Taşınır Mal Yönetmeliği’ ne göre Taşınır İşlem Fişi düzenlemek, (T.M.Y. Örnek No:5)
  12. Dayanıklı Taşınırları Zimmet Fişi ile alımı yapılan Harcama Birimine teslim etmek, (T.M.Y. Örnek No:6/A)
  13. Dayanıklı taşınırlara Sicil No’ sunu gösterir barkod yapıştırmak,
  14. 4734 sayılı kanunun 22/d maddesine göre alımı yapılan Mal, Yapım, Hizmet işleri için Muayene Raporu’ nu hazırlamak ve Muayene Komisyonu’ nca imzalanmasını takip etmek,
  15. İşlemleri tamamlanan dosyaların kontrolünü yapıp, ödeme yazısı ile Mali Hizmetler Müdürlüğü’ ne gönderilmesini sağlamak,
  16. Dayanıklı Taşınırların (Demirbaşların) takibini yapmak,
  17. Dayanıklı Taşınır (Demirbaş) listelerini hazırlamak, odalara asılmasını ve güncelliğinin sağlanmasını kontrol etmek,
  18.  Eskimiş ve kullanım ömrü dolmuş Dayanıklı Taşınırların (Demirbaş) düşülmesini sağlamak,
  19.  Harcama Birimi adına her yıl Sayım Tutanağı’ nın (Örnek No:12), Taşınır Sayım Döküm Cetvelleri’ nin (Örnek No:13), Taşınır Yönetim Hesap Cetvelleri’ nin (Örnek No:14) hazırlamasını ve Mali Hizmetler Müdürlüğü’ ne gönderilmesini sağlamak,
  20.  Her türlü genelge, tebliğ, yönetmelik ve Başkanlık Talimatlarını ilgili personel, birimlere duyurmak,
  21.  Müdürlüğü ilgilendiren konularda şahıslar, özel ve resmi kurum/kuruluşlardan (CİMER, Bilgi Edinme, Halk Masa vb. birimlerden) gelen yazıların cevaplanmasını takip etmek,
  22. Müdürlüğün sorumluluğundaki iş yerlerinin elektrik, telefon, internet, su, doğalgaz vb. ödeme evraklarını hazırlamak/takip etmek,

Proje Birimi Personelinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Madde 12 - Proje Birimi’ nin personeli, bu yönetmeliğin 6. Maddesinde belirtilmiş olan görevleri ve müdürün vereceği diğer görevleri yerine getirmekle sorumludur.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Son Hükümler

Madde 13 – Bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde 5393 sayılı Belediye Kanunu hükümleri ile ilgili sair mevzuat hükümleri ve ayrıca Başkanlık Genelgeleri göz önüne alınarak işlem yapılır.

Yürürlük

Madde 14 - Bu yönetmelik Seyhan İlçe Belediye Meclisi’ nin kabulü ve web sitesinde yayımı ile yürürlüğe girer.

Madde 15 – Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesi ile birlikte önceki yönetmelik yürürlükten kalkar.

Yürütme

Madde 16 - Bu yönetmelik hükümleri Seyhan İlçe Belediye Başkanı tarafından yürütülür.