Etüt Proje Müdürlüğü

ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

Madde 1 - Bu yönetmelik, Adana Seyhan Belediyesi Etüt Proje Müdürlüğü görev ve çalışma esaslarını belirler.

Kapsam

 Madde 2 - Bu yönetmelik hükümleri, Adana Seyhan Belediyesi Etüt Proje Müdürlüğünde uygulanır.

Tanımlar

Madde 3 - Bu yönetmelik uygulamasında;

  1. Belediye:  Adana Büyükşehir Belediyesi sınırları içerisinde kurulan Seyhan Belediyesi’ ni,
  2. Başkanlık: Seyhan Belediye Başkanlığı’nı,
  3. Meclis: Seyhan Belediye Başkanlığı Meclisi’ni,
  4. Encümen: Seyhan  Belediye Başkanlığı Encümeni’ni,
  5. Başkan Yardımcısı: Seyhan Belediyesi Etüt Proje Müdürlüğü’nün bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı’nı,
  6. Müdür: Seyhan Belediyesi Etüt Proje Müdürü’nü,
  7. Müdürlük:  Etüt Proje Müdürlüğü’ nü,
  8. Birim: Seyhan Belediyesi Etüt Proje Müdürlüğü birimlerini,
  9. Birim Sorumlusu: Seyhan Belediyesi Etüt Proje Müdürlüğü birim Sorumlularını,
  10. Personel: Seyhan Belediyesi Etüt Proje Müdürlüğü’ne bağlı çalışanlarını
  11. Harcama Yetkilisi: Birim müdürünü,
  12. Harcama Talimatı: Hizmetin gerekçesi ile yapılacak işin konusu, tutarı, süresi, kullanılabilir ödeneği, gerçekleştirme yöntemi ve hizmeti gerçekleştirecek görevlinin yazılı olduğu belgeyi,
  13. Gerçekleştirme Görevlisi: Harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevini yürüten kişiyi ifade eder.

Dayanaklar

Madde 4 - Bu yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanununun 15. Maddesinin b bendi uyarınca ve bu kanuna bağlı diğer tüzük,yönetmelik,yönerge ve genelge hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

İKİNCİ BÖLÜM

Organizasyon Yapısı

Madde 5 - Etüt Proje Müdürlüğü, müdür ve müdüre bağlı aşağıda yazılan birimlerden oluşur.

a) Evrak Kayıt Birimi

b) Etüt ve Planlama Birimi

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki Ve Sorumluluklar

Etüt Proje Müdürlüğü’ nün Görevi

Madde 6 – Etüt Proje Müdürlüğü,

  1. İlçemiz sınırları içerisindeki nitelikli ve sürdürülebilir yaşamsal mekânlar oluşturularak fiziksel, sosyal ve ekonomik olarak gelişimin sağlanabilmesi için farklı disiplinlerdeki teknik çalışmalarla, bilimsel yöntemlere ve analizlere dayanarak ilçeye değer kazandıracak yapıların üretimi amacı ile etüt ve planlama yapmak,
  2. Başkanlık makamınca belirlenmiş olan strateji, hedef ve politikalar doğrultusunda, kentsel stratejik plan ve programları hazırlamak veya hazırlatmak,
  3. Seyhan İlçesi sınırları içerisinde Sosyal-Kültürel gelişime yönelik olarak; proje alanları belirleme çalışmaları, fiziksel, ekonomik ve sosyal durum araştırmaları, model ve strateji belirlemek veya geliştirmek üzere ar-ge çalışmaları, halkla iletişim organizasyonu, finans ve fizibilite çalışmaları, hukuki ve ekonomik yol haritaları, fikir projeleri, vaziyet planları ile bunlara ait etüt çalışmaları yapmak veya yaptırmak,
  4. Seyhan İlçesi sınırları içerisinde gelişime yönelik olarak; Jeolojik- Geoteknik etütler ile mevcut durum analizi, vb. çalışmaları yapmak veya yaptırmak,
  5. Çalışmalar neticesinde Şehrimizde bulunması uygun görülen kentsel donatıların projelendirilmesi ve yapımı için Başkanlığa teklif sunmak,
  6. Başkanlıkça ihtiyaç olduğu tespit edilerek gündeme alman kentsel donatılarla iigili araştırmalar yaparak Belediye Başkanına ve/veya Belediye Meclisine görüş bildirilmek,
  7. Başkanlıkça yapımına karar verilen kentsel donatılarla ilgili gerekli ınceleme-araştırma yaparak ihtiyaç programı çıkarmak, uygun bölge ve arsa belirlemek, gerekirse uzman kuruluşlardan danışmanlık ve müşavirlik hizmeti satın almak,
  8. Etüt ve Planlama çalışmaları sonucu üretime geçilebilmesi amacı ile dosyayı Plan ve Proje müdürlüğüne ve gerekli durumlarda kamulaştırma işleminin yapılması için dosyayı Emlak ve İstimlak müdürlüğüne göndermek,
  9. Yapımı planlanan kentsel donatıların amacına uygun kullanımını sağlamak için yapımdan önce öneri işletme plan ve programları hazırlamak,
  10. Yürütülecek tüm faaliyetleri sırasında Belediyenin diğer birimleri ile iyi ve etkin bir işbirliği içinde çalışmalarını yürütmek, gerektiğinde uzmanlık alanlarına göre ilgili birimlerden görevlendirilecek personeli çalışmalara dâhil etmek,
  11. Başkanlık Makamınca verilecek diğer görevleri yapmakla görevlidir.

Etüt Proje Müdürü’ nün Görev, Yetki Ve Sorumlulukları

 Madde 7 - Müdürlük bünyesinde görev yapan müdürün görevleri aşağıda belirtildiği gibidir.

  1. Müdürlük çalışmalarını yasal mevzuata uygun olarak yürütmek, her türlü yasal mevzuat değişikliklerinde Müdürlük çalışmalarını yeniden düzenlemek ve çalışanların yasal mevzuata ve değişikliklere uyum sağlamasını temin etmek, müdürlüğün görevleri ile ilgili olarak  diğer kurumlarla veya kurum içi Müdürlüklerle koordinasyonu sağlamak.
  2. Müdürlük adına yapılacak harcamalarda harcama yetkilisi ve ihalelerde ihale yetkilisi sıfatıyla gerekli işlemleri yapmak.
  3. Müdürlüğün Görev ve Çalışma Yönetmeliği hazırlık çalışmalarını yürütmek. Müdürlük çalışmalarıyla ilgili gerek duyulduğu takdirde; yönetmelikler ve yönergeler hazırlayarak uygulamaya koymak.
  4. Müdürlüğün çalışma programlarını (günlük, haftalık, aylık ve yıllık) hazırlamak ve  sürekli güncel halde bulundurmak.
  5. Müdürlüğüne ait taşınırlarla ilgili olarak taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin görevlendirilmesi ve taşınır kayıt işlemlerinin yürütülmesini sağlamak.
  6. Müdürlüğe kayıtlı her türlü taşınır ve taşınmaz malların iyi kullanılmasını ve korunmasını sağlamak.
  7. İş güvenliğinin ilgili yönetmelik ve prosedürlere uygun olarak sağlanması için her türlü önlemi almak, faaliyetlerin denetlenmesini sağlamak.
  8. Stratejik plan ve performans yönetimi kapsamında süreç/personel performanslarının arttırılması için gerekli çalışmaların yapılmasını sağlamak. Hedeflere  uygun olarak gerçekleştirilmesini sağlamak.
  9. Müdürlüğün yıllık faaliyet raporunun hazırlanmasını sağlamak.
  10. Harcama Yetkilisi olarak her yıl iş ve işlemlerin tahsis edilen kaynakların planlanmış amaçlara ve iyi mali yönetim ilkelerine uygun olarak kullanıldığını, uygulanan iç kontrol sisteminin işlemlerin yasallık ve düzenliliği konusunda yeterli güvenceyi sağladığını, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini, verilen bilgilerin doğruluğunu içeren İç Kontrol Güvence Beyanını düzenlemek ve Birim Faaliyet Raporuna eklemek. Yılda en az bir kez İç Kontrol düzenlemelerini ve İç Kontrol Sisteminin işleyişini değerlendirmeye tabi tutmak.
  11. Müdürlüğün yıllık bütçe tekliflerini ve varsa yıllık ücret tarifelerini, yıllık yatırım       programını hazırlamak.
  12. 31.12.2005 Tarih ve 26040 3. mükerrer sayılı Resmi Gazetede    yayımlanarak 01.01.2006 Tarihinde yürürlüğe girmiş olan “İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar” Hakkında Yönetmeliğin 4.bölümünde sayılan ve Mali Hizmetler Biriminin  Ön Mali Kontrolüne Tabi Mali Karar ve İşlemlerden Müdürlüğünü ilgilendirenleri, Strateji Geliştirme Müdürlüğü’ne Kontrole göndermek.
  13. İç ve Dış mali denetim sırasında denetçilere talep edilen bilgi ve belgeleri sunmak ve gerekli kolaylığı sağlamak.
  14. Müdürlüğünde iç kontrolün etkili bir şekilde yapılmasını sağlayacak düzenlemeleri hazırlamak. Bu amaca uygun olarak müdürlüğüyle ilgili mali işlemlerin süreç akış şemalarını hazırlamak ve üst yöneticinin onayına sunmak.
  15. Bütçelerden bir giderin yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak alındığının veya gerçekleştirildiğinin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanmış ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olduğunu kontrol etmek.
  16. Giderlerin gerçekleştirilmesi için; ödeme emri belgesini imzalamak ve net ödeme emri belgesi ile eki belgelerini Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne gönderilerek ilgili muhasebe hesaplarına alınmasını sağlamak.
  17. Müdürlüğün yazışmalarının yazışma kurallarına uygun, süresi içinde ve doğru bir şekilde yapılmasını sağlamak ile 1.derece imza yetkilisi sıfatıyla paraflamak veya imzalamak.
  18. Müdürlüğün iş ve işlemleri ile ilgili araştırma, soruşturma, denetim ve teftişlerde Müdürlüğün çalışmaları hakkında bilgi ve belge vermek , teftiş ve denetim raporlarının gereğinin yapılmasını sağlayarak cevaplandırmak.
  19. Müdürlüğe gelen evrakı incelemek, ilgilisine havale etmek veya havale ettirmek, süresi içinde gereğinin yapılmasını ve cevaplandırılmasını sağlamak.
  20. Yapılan çalışmalar hakkında Belediye Başkanı ve/veya ilgili Başkan Yardımcısına rapor vermek. Başkanlık Makamından gelen görev ve talimatların yaptırılmasını sağlamak.
  21. Diğer kamu kurum ve kuruluşları ile vatandaşlardan gelen müdürlüğün çalışma alanıyla ilgili talepleri ve şikâyetleri değerlendirmek, süresi içinde gereğinin yapılmasını ve cevaplandırılmasını sağlamak.
  22. Müdürlük çalışanlarının eğitim ihtiyaçlarını tespit etmek ve ilgili yerlere bildirmek. Müdürlük personelinin çalışma performanslarını değerlendirmek.
  23. Müdürlüğe yeni gelen veya görev yeri değişen personelin oryantasyon eğitimini sağlamak.
  24. Disiplin Amiri sıfatıyla müdürlük personelinin disiplinle ilgili işlemlerinin yapılmasını sağlamak. Astlarından gelen teklif, talep ve şikâyetleri değerlendirerek gerekli gördüğü hususlarda düzenlemeler ve işlemler yapmak.
  25. Müdürlükteki personelin izin işlemlerinde imza yetkisine sahip olmak.
  26. Yönetimindeki personele görev vermek, yaptıkları işleri denetlemek, gerektiğinde uyarmak, bilgi ve rapor istemek.Çalışanların iş koordinasyonunu ve motivasyonunu sağlamak, gizli işsizliği önlemek ve birim içi çalışma akışını kontrol etmek.

Madde 8 - Müdürlük bünyesinde görev yapan müdürün yetkileri aşağıda belirtildiği gibidir:

  1. Müdürlüğü; Başkanlık Makamına, Belediyenin diğer müdürlüklerine, müdürlüğün alt birimlerine ve personeline karşı doğrudan;
  2. Belediyenin karar organlarına, kamu kurum ve kuruluşlarına, meslek kuruluşlarına ve gerektiğinde gerçek ve tüzel kişilere karşı ise Başkanlık Makamının izni ve onayıyla, şahsen ya da evrak üzerindeki imzasıyla temsil etmeye,
  3. Personeli, ekipmanı ve müdürlüğün sahip olduğu bilgi ve kaynakları sevk ve idare etmeye,
  4. Bütçe ödeneklerini kullanmaya ve Harcama Talimatı vermeye,
  5. Gerçekleştirme görevlilerini belirlemeye ve görevlendirmeye,
  6. İhalelerde ihale yetkilisi tarafından onaylanan ihale kararına istinaden sözleşmeyi imzalamaya,
  7. Alt birimlerindeki personellere yetki devretmeye ve gerektiğinde devrettiği yetkiyi geri almaya,
  8. Başkanlık makamına; yeni alt birimler kurma, alt birimleri ayırma ya da birleştirme alt birimlerin adlarını ve fonksiyonlarını değiştirme konusunu teklif etmeye,
  9. İdari ve teknik konularda talimatlar vermeye, araştırma ve inceleme yapmaya      ve yaptırmaya,
  10. Performans ölçümü ve istatistiki çalışma yapmaya ve yaptırmaya,
  11. İş ve işlemleri kontrol etmeye ve denetlemeye, iş ve işlemlerle ilgili her türlü bilgi ve  belgeyi istemeye,
  12. Çalışma gurupları oluşturmaya, görevlendirmeler yapmaya,
  13. Taşınır mal kayıt ve kontrol yetkililerini belirlemeye ve görevlendirmeye,
  14. Görevlerini yerine getirmeyen ve talimatlara uymayan personel hakkında disiplin sürecini başlatmaya,
  15. Toplantı düzenlemeye ve toplantıyı yönetmeye,
  16. Gerekli gördüğü konularda Hukuk İşleri Müdürlüğü’nden başkan yardımcısı ve başkan onayıyla görüş sormaya,
  17. İşlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğu önlemek için yasal her türlü tedbiri almaya yetkilidir.

Madde 9 - Müdürlük bünyesinde görev yapan müdürün sorumlulukları aşağıda belirtildiği gibidir.

Müdürlüğün ve müdür olarak görev alanlarına giren konulardaki iş ve işlemlerin hukuka ve belediye mevzuatına uygun olarak yürütülmesinde;

  1. Belediye Başkanına ve bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısına,
  2. Başkanın bilgisi dahilinde Belediye Meclisinin ilgili ihtisas komisyonlarına,
  3. Gerektiğinde Belediye Encümenine,
  4. Kolektif çalışma gerektiren konularda; çalışmanın öznesi durumundaki müdürlüklere veya müdürlere ya da kurullara karşı sorumludurlar.

Müdürlüğün ve müdür olarak kendilerinin görev alanlarına giren konulardaki iş ve işlemlerin hukuka ve belediye mevzuatına uygunluğunun denetlenmesi sürecinde, Başkanlık Makamını bilgilendirmek kaydıyla;

  1. Sayıştay’a,
  2. İlgili Bakanlıkların denetim organlarına,
  3. Belediye Meclisinin Denetim Komisyonuna,
  4. İç Denetim organlarına, gerekli bilgi ve belgeleri zamanında ve eksiksiz olarak ulaştırmakla sorumludurlar.

Başkanlık Makamını bilgilendirmek kaydıyla; adli ya da idari inceleme ve soruşturma aşamasında, adli ya da idari inceleme ve soruşturmayı yürüten organlara gerekli bilgi ve belgeleri zamanında ve eksiksiz olarak ulaştırmakla sorumludurlar.

Birim Sorumlularının Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Madde 10 - Birim sorumlularının görev, yetki ve sorumlulukları aşağıda belirtildiği gibidir:

  1. Kendine verilen işleri, ilgili yasa ve yönetmeliklere uygun olarak yürütüp, süresinde bitirilmesini sağlamak,
  2. Müdürlüğe bağlı tüm teknik elemanların yasalar doğrultusunda çalışmalarını izlemek denetlemek ve çalışmaları koordine etmek,
  3. Resmi kurum ve kuruluşlar ile Belediyenin Müdürlükleri arasında iletişim ve koordinasyonu sağlamak üzere resmi yazışmalara imza atmak,
  4. Birimine gelen dilekçe veya evrakı ilgili personele havale etmek,
  5. Elemanlarının meslek ve yetenekleri doğrultusunda görev dağılımını yapmak,
  6. Uygulamada eksiklik ve aksaklıkları giderici tedbirler almak, uygulama birliğini sağlayarak elemanlar arasındaki teknik görüş farklılığından doğan anlaşmazlıkları gidermek,
  7. Personelin Görevlerini gereği gibi yerine getirmesinden ve yetkilerini zamanında ve gereğince kullanılmasından Müdüre karşı sorumludur.

Evrak Kayıt Birimi Personelinin Görev, Yetki Ve Sorumlulukları

Madde 11 - Evrak Kayıt Birimi personelinin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

  1. Müdürlüğe gelen evrakların kaydedilmesi, EBYS üzerinden havale edilen evrakların ilgili personele iletilmesinin sağlanması,
  2. Müdürlük personelinin hazırlamış olduğu evrakların onay işlemlerinin takip edilmesi, giden evrakların kaydedilerek ilgili yerlere gönderilmesi,
  3. Gelen/Giden evrakların arşivlenmesinin sağlanması,
  4. Müdürlüğün ihtiyacı olan kırtasiye ve teknik malzeme ihtiyaçlarının belirlenerek gerekli talebin yapılması, malzemelerin depolanması ve gerektiği zamanlarda ihtiyaç sahiplerine temin edilmesi,
  5. Müdürlük arşivinin düzen ve tertibinin sağlanması, genel arşiv ile koordinasyonun sağlanması,
  6. Müdürlük personelinin mesai olurları, puantaj ve arazi tazminatlarının hazırlanması ve ilgili Müdürlüğe iletilmesi,
  7. Birim kapsamında yapılan tüm çalışmaların, yürürlükteki kanunlar ve teknik esaslar çerçevesinde gerçekleştirilmesi ile ilgili üst yöneticiye bilgi vermek,
  8. Müdürlüğe ihale kanuna göre alımı yapılan tüm Tüketim malzemelerine Taşınır Mal Yönetmeliğine göre Taşınır İşlem Fişi düzenlemek, (T.M.Y.Örnek No:5)
  9. Girişi yapılan tüketim malzemelerinin Harcama birimlerine Taşınır İşlem Fişi ile çıkışının yapılması sağlamak, (T.M.Y.Örnek No:5)
  10. Avans işlemlerinde alınan malzemelerin Taşınır İşlem Fişi ile kayıtlara alınmasını sağlamak, (T.M.Y.Örnek No:5)
  11. Alımı yapılan Dayanıklı Taşınırlara (Demirbaş) Taşınır Mal Yönetmeliğine göre Taşınır İşlem Fişi düzenlemek, (T.M.Y.Örnek No:5)
  12. Dayanıklı Taşınırları Zimmet Fişi ile alımı yapılan Harcama Birimine teslim etmek, (T.M.Y.Örnek No:6/A)
  13. Dayanıklı taşınırlara Sicil No sunu gösterir Barkod yapıştırmak,
  14. 4734 sayılı kanunun 22/d maddesine göre alımı yapılan Mal, Yapım, Hizmet işleri için Muayene raporunu hazırlamak ve muayene komisyonunca imzalanmasını sağlamak,
  15. İşlemleri tamamlanan dosyaların kontrolünü yapıp ödeme yazı ile Mali Hizm. Md.ne gönderilmesini sağlamak,
  16. Dayanıklı Taşınırların (Demirbaşların) takibini yapmak,
  17. Dayanıklı Taşınır (Demirbaş) listelerini hazırlamak, odalara asılmasını ve güncelliğinin sağlanmasını kontrol etmek,
  18. Eskimiş ve kullanım ömrü dolmuş Dayanıklı Taşınırların (Demirbaş) düşülmesini sağlamak,
  19. Harcama Birimi adına her yıl Sayım Tutanağının (Örnek No:12), Taşınır Sayım Döküm Cetvellerinin (Örnek No:13), Taşınır Yönetim Hesap Cetvellerinin (Örnek No:14) hazırlamasını ve Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilmesini sağlamak,
  20. Her türlü genelge, tebliğ, Yönetmelik ve başkanlık emirlerini ilgili personel, birimlere duyurmak,
  21. Müdürlüğü ilgilendiren konularda CİMER, Bilgi Edinme, Halk Masa vb. birimlerden gelen yazıların cevaplanmasını sağlamak,

Etüt ve Planlama Birimi Personelinin Görev, Yetki Ve Sorumlulukları

Madde 12 – Etüt ve Planlama Birimi, bu yönetmeliğin 6 ıncı maddesinde belirtilmiş olan görevleri ve müdürün vereceği diğer görevleri yerine getirmekle sorumludur.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Son Hükümler

Madde 13 – Bu yönetmelikte konu edilmeyen durumlar karşısında 5393 sayılı Belediye Kanunu hükümleri ile Başkanlık Genelgeleri göz önüne alınarak işlem yapılır.

Yürürlük

Madde 14 - Bu yönetmelik Seyhan Belediye Meclisi’ nin kabulü ve web sitesinde yayımı ile yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 15 - Bu yönetmelik hükümleri Seyhan Belediye Başkanı adına Etüt Proje Müdürü tarafından yürütülür.